Tips para organizar una agenda diaria

Es habitual el uso de la agenda en el ámbito escolar y laboral. Cómo saber organizarse, especialmente en el trabajo, es muy importante para distribuir las tareas correctamente. Pero si no sabes utilizarla bien, acabará siendo una tarea pesada y poco práctica. A continuación, os damos algunos consejos e ideas para organizar la agenda de forma eficaz y creativa.

Dedícale tiempo cada día

Revisas a diario tu bandeja de entrada del correo o las notificaciones de mensajería instantánea de tu móvil. La agenda funciona como un elemento de comunicación más, pero más convencional.  También necesita que le dediques cada día unos minutos de tu tiempo, es la única forma de que pueda ser un elemento práctico. Si no te acostumbras a hacerlo de manera diaria, terminará guardada y olvidada en un cajón. Puedes asignar el mismo horario de revisión cada día para que se forme el hábito. O también puedes optar por escoger un tamaño práctico y llevarla siempre contigo. De esta forma, te aseguras que vas a poder consultarla en todo momento.

Cuando designes las diferentes tareas, es importante hacerlo en formato de lista y en orden de mayor a menor importancia. Si algunas de las tareas que anotas tiene un horario concreto, es importante que lo señales también y, si es necesario, subrayarlo. Para medir de una forma más eficaz el tiempo, anota el tiempo que te ha costado hacer dicha actividad. Así podrás ir mejorando día a día y aumentar tu productividad.

Algunas personas optan por tener dos agendas: una, para el ámbito laboral y otra, más personal. Es otra forma de administrarse las tareas, pero quizás resulte más laborioso llevar dos a la vez. Nosotros te recomendamos optar por una en la que puedas anotar todas tus actividades y tareas. Las mejores agendas son los dietarios, porque cada día es una página y dispones de mucho espacio para hacer anotaciones.

Utiliza colores

Tu agenda necesita color, necesita vida. Haz que sea más atractiva incorporando colores, pegatinas o notas. Establece un bolígrafo diferente para cada tarea o añade un símbolo al lado de cada una. Esta última resulta mucho más visual y en un solo vistazo puedes comprobar de qué tipo son las tareas de hoy: domésticas, una reunión importante, salir a hacer deporte, ir de compras… Es una forma muy práctica de ir organizando cada actividad. Al igual que hemos indicado la necesidad de apuntar el tiempo, con tareas tanto deportivas como de consumo puedes hacer anotaciones de los kilómetros y calorías que hayas quemado o cuánto dinero has gastado.

Todos los colores que uses en su interior tienen que tener un sentido, de tal manera que seas capaz de relacionar un color a un tipo de tarea. El empleo de notas adhesivas es muy importante cuando quieras resaltar una tarea frente al resto, especialmente, cuando son llamadas telefónicas o reuniones importantes. Usa también flechas adhesivas, para resaltar fechas o indicar el número de página en el margen de la agenda, y pegatinas para hacerte más cómoda la organización. También puedes crear un sello de caucho para cuando hayas completado todas las tareas. De un golpe de vista podrás ver si has realizado todas las tareas.

En cada día, guarda un pequeño margen para imprevistos o tareas de última hora que no puedes olvidar. De esta forma, te garantizas tener siempre hueco para hacer anotaciones y, si no, siempre podrás emplear las notas adhesivas como último recurso.

Ayúdate con la tecnología

La utilización de tu agenda no está reñida con utilizar elementos digitales. Es más, puede mejorar todavía más tu organización y hacer una agenda mucho más completa. Existen diferentes aplicaciones que puedes usar en tu móvil. Al principio puede resultarte complicado compaginar ambas, pero resulta más cómodo a la larga. Si no quieres duplicar el contenido en las dos agendas, puedes hacer que la del móvil sirva de apoyo, es decir, para tareas concretas: reuniones, llamadas o citas importantes. Pon alarmas en los horarios en los que necesites recordar esas labores.

Si no te gusta utilizar tu smartphone y eres más de ordenador, también tienes alternativas para trabajar electrónicamente tu agenda. Existen otras herramientas para poder hacer anotaciones y establecer avisos o notificaciones que lleguen a tu bandeja de entrada cada día. Para ser más productiva, puedes concertar algunas reuniones o citas vía online, mediante Skype, y de esta forma invertir mejor el tiempo.

Bullet journal, otra alternativa

El bullet journal es un sistema que permite organizar todas tus tareas en formato de lista, solo que en vez de utilizar una agenda, solo necesitarás un cuaderno. Este sistema fue creado por Ryder Carroll y es el formato ideal para las personas a las que no le gusta llevar un control tan estricto sobre su agenda. No solo puedes hacer listas de tareas, también puedes hacerlas de todo lo que imagines: de series, de tareas sin fecha, de viajes que quieras hacer… Una de las características fundamentales de este sistema es también la utilización de símbolos al lado de cada labor. Cada símbolo tiene un significado y debes acordarte con solo verlo para que resulte efectivo.

Es importante ser conciso a la hora de anotar las tareas y llevar u orden, indicando al final de la página el número de la misma. También es importante hacer un índice para que, conforme vayas avanzando a lo largo del tiempo, puedas anotarlo ahí y sea mucho más rápida la búsqueda.

Si prefieres utilizar agendas, te recomendamos visitar nuestra página donde encontrarás tres modelos diferentes para poder llevar siempre contigo:

Agendas personalizadas

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